IKS-Leitfaden

Dieser IKS-Leitfaden zeigt wissenschaftlich fundiert und anhand von Praxisbeispielen auf, wie in Gemeinden die IKS-Einführung und Weiterentwicklung angegangen werden kann.



Das interne Kontrollsystem – ein Führungsinstrument

Die Umsetzung eines IKS stellt für viele Gemeinden eine grosse Herausforderung dar. Anders als bei den Organisationen des Privatrechts erweitern sich ihre Anspruchsgruppen um die entsprechenden Behörden bzw. Aufsichtsstellen und nicht zuletzt um die Legislative an sich. Deren Anforderungen an den effektiven und effizienten Einsatz von staatlichen Mitteln verlangen eine verlässliche Berichterstattung und einen sicheren Umgang mit Vermögenswerten. Ein der Gemeinde angepasstes und verständliches internes Kontrollsystem ebnet den Weg für ein gesundes Kontrollumfeld mit den Zielen:

– gsetzes- und normenkonform zu handeln;

– korrekte Berichte gegenüber den Bürgerinnen und ­Bürgern, anderen Geldgebern und Aufsichtsstellen zu verfassen;

– das Gemeindevermögen umfassend zu schützen.



Das vorliegende Buch ist eine Anleitung von der Praxis für die Praxis. Anhand konkreter Beispiele wird erläutert, wie ein internes Kontrollsystem für die eigene Gemeinde adaptiert und umgesetzt werden kann.



Geleitwort 9

Vorwort 11

1 Einleitung 13

2 IKS-Grundlagen 16

2.1 Begriff und Aufgaben eines IKS 16

2.1.1 IKS-Betrieb 19

2.1.2 Zuständigkeiten und Verantwortungsbereiche 21

2.2 Ausgestaltung eines IKS nach COSO 22

2.2.1 COSO-Rahmenwerk für interne Kontrollsysteme 22

2.2.2 COSO-Würfel 23

2.3 IKS als Element guter Corporate Governance 31

2.3.1 IKS als Teil eines umfassenden Risikomanagements 31

2.3.2 IKS als Teil eines Qualitätsmanagements 32

2.3.3 IKS als Bestandteil zur Verhinderung deliktischer Handlungen 34

2.3.4 IKS als Element der Schweizer Corporate Governance Kodizes 39

2.3.5 PS 890 zur Prüfung des IKS 42

2.4 Umgang mit der IT im Rahmen des IKS 44

2.4.1 Generelle IT-Kontrollen 44

2.4.2 Applikationskontrollen 45

2.4.3 Rahmenwerke für die Unterstützung der IT-Kontrollen 46

2.5 IKS und seine Reifegrade 48

2.6 Nutzen und Grenzen eines IKS 50

3 Grundlagen und Kontrollbeziehungen öffentlicher Verwaltungen 52

3.1 Organisation des Staates 52

3.1.1 Bund 53

3.1.2 Kantone 53

3.1.3 Gemeinden 53

3.2 Organisation der Gemeinden 54

3.2.1 Rechtsgrundlagen 54

3.2.2 Organisation 55

3.3 Kontrollbeziehungen 58

3.3.1 Kontrolle im Bund 58

3.3.2 Kontrolle in den Kantonen 60

3.3.3 Kontrolle in den Gemeinden 61

3.4 IKS in der öffentlichen Verwaltung 67

3.4.1 IKS im Bund 67

3.4.2 IKS in Kantonen und Gemeinden 68

3.5 Fazit 69

4 IKS-Umsetzungskonzept für Gemeinden 70

4.1 Definition internes Kontrollsystem Gemeinden 70

4.2 IKS-Arbeitsprozess unter Berücksichtigung der COSO-Komponenten 72

4.2.1 Planung 74

4.2.2 Implementierung 76

4.2.3 Überwachung 79

5 Empfehlungen zur IKS-Umsetzung für Gemeinden 80

5.1 Empfehlungen zur Planung 80

5.1.1 IKS-Konzeptpapier 81

5.1.2 Auswahlverfahren 90

5.2 Empfehlungen zur Implementierung 105

5.2.1 Empfehlungen zur Analyse des internen Umfeldes 105

5.2.2 Empfehlungen zur Identifikation und Bewertung von Schlüsselrisiken 122

5.2.3 Empfehlungen zur Dokumentation von Schlüsselkontrollen 127

5.3 Empfehlungen zum Betrieb und zur Überwachung 216

5.3.1 Überprüfung der IKS-Dokumentation 216

5.3.2 Analyse von Kontrollschwächen 218

5.3.3 Selbstbeurteilung 219

5.3.4 Etablierung eines Aktualisierungsprozesses 221

6 Fazit und Ausblick 224

6.1 Fazit 224

6.1.1 Rückblick auf die Entstehung und Inhalte des Leitfadens 224

6.1.2 Lehren aus der Privatwirtschaft 227

6.1.3 IKS - was es nicht ist 229

6.2 Ausblick 230

6.2.1 Revision des Aktien- und Rechnungslegungsrechts 230

6.2.2 COSO als Grundlage nutzen 232

6.2.3 Förderung des interkommunalen Austausches 232

6.2.4 Fokus auf wenige, möglichst automatisierte Kontrollen legen 233

6.2.5 Weiterentwicklung des IKS - Ein Blick nach vorne 234

6.2.6 Integration ins bestehende Führungsinstrumentarium 235

7 Literaturverzeichnis 238

8 Abkürzungsverzeichnis 243

9 Autorenverzeichnis 245

10 Stichwortverzeichnis 246